Als Beispiel für digitale Lösungen in Unternehmen möchten wir heute die Nextcloud näher beleuchten. Sie finden damit eine integrierte Lösung z.B. für:
- zentrale Dateiablagen für Arbeitsanweisungen, Projektdateien, Listen etc.
- kostenfreier E-Mail Client um mit Ihren Mitarbeitern oder Kunden zu kommunizieren
- kostenfreie Office-Anwendungen für alle Nutzer
- kostenfreier Videochat für Meetings oder Schulungen
Im Folgenden gehen wir auf diese Funktionen noch einmal genauer ein:
Nextcloud als Dateiablage
Die zentrale Funktion von Nextcloud ist die Dateiablage auf dem Webserver. Ähnlich anderen Clouddiensten wie Google Drive, Dropbox und Co. können Dateien per Drag & Drop, per Menü im Browser oder auch per App vom Smartphone an die Cloud übertragen werden. Begrenzt ist der Speicher dabei nur vom Speicherplatz auf dem Webserver bzw. den Einstellungen in der Nextcloud.
Alle Dateien können mit anderen Usern innerhalb der Cloud geteilt werden, dabei sind auch Gruppen wie Teams usw. möglich. So hat jeder Zugriff auf die Dateien, die er oder sie benötigt.
Nextcloud als Office-Ersatz
Gerade in Unternehmen sind die Anzahl der benötigten Office-Lizenzen immer wieder ein Problem. Gleichzeitig muss die Software auf allen Geräten auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
Mit Nextcloud kann jeder Mitarbeiter eine vollständige Office-Lösung in der Cloud nutzen. Mit dem integrierten ONLYOFFICE können Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellt werden. Die Software unterstützt unter anderem die gängigen Microsoft Formate und ermöglicht ebenfalls die gleichzeitige Arbeit an Dateien.
Da das Hosting in der Cloud erfolgt, werden Updates auch einfach direkt zentral durchgeführt. Jeder Nutzer erstellt und bearbeitet die Dateien direkt im Browser.
Kontakte, Kalender und E-Mail-Client
Neben den Funktionen zur Erstellung von Dokumenten kann Nextcloud im Unternehmenseinsatz durch die Integration einer vollständigen Kontaktverwaltung mit Kalender und eigenem E-Mail Client glänzen.
Damit können sowohl Gruppenkalender für ein ganzes Team erstellt werden, als auch E-Mail-Adressen des Unternehmens ohne ein weiteres installiertes E-Mail Programm genutzt werden.
Nextcloud als Videochat
Aktuell benutzen viele Unternehmen Zoom.us zum Veranstalten von Videochats und Webinaren. Durch die Erweiterbarkeit mit Apps steht den Nextcloud-Nutzern die App “Talk” zur Verfügung, die ebenfalls einen Text- und Videochat innerhalb des geschlossenen Netzwerkes anbietet.
Für “Talk” gibt es ebenfalls eine separate App für Smartphones, damit lässt sich der Videochat auch unterwegs benutzen.
Nextcloud für Kundentermine
Mit der Terminverwaltung von Nextcloud lassen sich einfach und schnell Termine für Kundentermine vereinbaren.
- Der Unternehmer legt freie Terminbereiche fest.
- Ein Interessent/Kunde kann einen freien Termin auswählen.
- Nach einer E-Mail Bestätigung wird der Termin fest im Kalender des Unternehmers eingetragen und kann ggf. auch von Kollegen gesehen werden.
- Der Interessent/Kunde erhält eine E-Mail Bestätgung mit Kalenderdatei.
Einsparpotentiale
Einsparmöglichkeiten ergeben sich vor allem durch die Einsparung von Gebühren für die Nutzung von anderen Softwareprodukten:
- Kosten für externe Cloudspeicher bei Google Drive, Dropbox usw.
- Kosten für Office-Software
- Kosten für Videochat z.B. Zoom.us
- Kosten für weitere Tools durch die Integration von weiteren Apps in die Nextcloud-Installation
Natürlich muss man dabei einkalkulieren, dass der Betrieb auf einem leistungsfähigen Webserver erfolgen muss. Hier sollte man für die gleichzeitige Nutzung mit vielen anderen Nutzer einen ausreichend groß dimensionierten virtuellen Server einplanen. Die Leistung, die man allerdings dafür erhält ist beachtlich, da z.B. auch gleichzeitig die eigene Website dort betrieben werden kann.
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